Une gestion de contenu intuitive et facile
Solution GED
La GED est un logiciel de gestion électronique des documents , à l’identique des ERP (Progiciel de gestion intégrée) et CRM (gestion de relations client) qui a pour principal objectif la capture de documents destinés à jouer un rôle dans le déroulement d’une entreprise, puis leur dématérialisation par numérisation, ensuite leur archivage avant leur exploitation au sein d’un réseau.
Description
La GED est traditionnellement présentée en 4 étapes : l’acquisition, la gestion, le stockage et la diffusion des documents.
1 – L’acquisition des documents
L’acquisition de documents résulte d’un processus automatique ou humain (numérisation ou création de document) visant à créer, enregistrer, classer et indexer le document électronique.
A – La création des documents
La création provient de différentes sources :
– La numérisation de documents papiers existants: par l’intermédiaire de scanners. Différentes technologies sont disponibles pour extraire l’information de ces documents numérisés et ainsi enrichir ses métadonnées (catégorie, auteur, titre, date…) .
– L’intégration de documents papiers existants: documents générés à partir des données provenant des systèmes d’impression qui traitent et exploitent les documents présents dans les flux d’impression).
– L’échange de documents électroniques : on parle ici d’EDI, c’est-à-dire l’Echange de Données Informatisées entre les systèmes informatiques de 2 entités distinctes.
B – L’enregistrement des documents
L’enregistrement vise à :
– attribuer une référence (nom de fichier, numéro, cote alphanumérique…) conforme aux règles de gestion de l’organisme.
– répondre à des utilisations différenciées du document : création de copie révisable, de copie de diffusion.
C – Le classement des documents
Cette opération consiste à ranger les documents dans un espace informatique accessible aux utilisateurs prévus. Le classement peut être réalisé automatiquement en s’appuyant sur les métadonnées du document ou nécessiter l’intervention d’un agent.
D – L’indexation des document
Une fois classés, les documents doivent être indexés en vue de faciliter leur exploitation.
2 – La gestion des documents
Les opérations de gestion recouvrent tout ce qui se passe sur le document après sa création.
3- Le stockage des documents
Plusieurs enjeux liés à cette étape : la notion de conservation visant à maintenir dans le temps la disponibilité d’un document.
4 – La diffusion des documents
La dernière étape identifiée traite du processus de restitution des documents. La diffusion des documents peut se faire via l’internet ou l’intranet.
